TOP-dossier

De software
SWV Drechtsteden PO/VO maakt voor het uitwisselen van leerlinggegevens gebruik van het door Perspectief op School (PoS) ontwikkelde TOP Dossier. Dit naar de wensen van SWV ingerichte platform maakt het mogelijk om alle betrokken partijen (ouders, leerkrachten, begeleiders en andere professionals) toegang te geven tot en bij te dragen  aan het maken van een persoonlijk ontwikkelingsplan voor de leerling. Het SWV verwerkt de door de scholen aangeleverde dossiers via TOP Dossier om te kunnen beoordelen of leerlingen in aanmerking komen voor advisering, aanvragen van arrangementen, TLV’s of andere vormen van ondersteuning. Klik op onderstaande links om dossiers te laten beoordelen.

Routekaart TOP Dossier
Aanvraagformulier school- en groepsarrangementen


Waarvoor hebben wij de gegevens nodig?
Het gebruik van TOP Dossier stelt SWV in staat om het een ontwikkelingsplan voor leerlingen te ontwikkelen en zo gegevens uit te wisselen met alle betrokken partners. Het SWV heeft binnen het TOP Dossier een adviserende rol richting de scholen. Ook wordt zij zo in staat gesteld om aanvragen voor ondersteuning te ontvangen en te beoordelen. De administratieve afhandeling en verslaglegging van deze aanvragen voor het SWV verloopt ook via het TOP Dossier.

Hoe lang bewaren wij gegevens?
Het SWV moet zich bij het bewaren van gegevens houden aan strikte wettelijke termijnen. Na het sluiten van het dossier moet zij dat drie jaar bewaren. Als er een voorziening of ondersteuning wordt toegekend, zal het dossier pas 3 jaar na afgifte van deze voorziening of ondersteuning worden verwijderd (art. 18a, lid dertien, Wpo). Financiële gegevens blijven vanwege de belastingwetgeving nog 7 jaar voor het SWV zichtbaar (art. 54.2 AWR).

Wie heeft er toegang?
De gegevens van de leerlingen worden goed beveiligd en zijn alleen te raadplegen door diegenen die bij het onderwijs/begeleiding betrokken zijn. Het gaat dan om u als ouders, begeleiders, leerkrachten en zorgprofessionals. De persoonsgegevens worden opgeslagen op servers van de softwareontwikkelaar. Deze servers staan in Hengelo.  

De rechten van ouder en leerling
Betrokkenen hebben op basis van de AVG enkele rechten:

Zij kunnen de bovengenoemde rechten uitoefenen door verzoek te sturen naar: info@swvdrechtsteden.nl. Benoem daarbij dat het om een verzoek op basis van de AVG gaat.

Als de leerling jonger is dan 12 nemen de ouder(s) of verzorger(s) die gezag over de leerling hebben alle beslissingen voor hen, mogen ze alle informatie over de leerling hebben en kunnen zij namens de leerling privacy-verzoeken doen.

Als de leerling 12 tot 16 jaar is, mogen ze zelf privacy-verzoeken doen en toestemming geven. De ouder(s)/verzorger(s) die gezag over de leerling hebben, mogen ook informatie vragen en beslissen mee over de zorg. Ouder(s)/verzorger(s) die geen gezag hebben over de leerling, mogen globale informatie vragen over de gezondheid maar beslissen niet mee over de zorg.

Als de leerling 16 jaar of ouder is mogen zij alle beslissingen zelf nemen, mogen ze zelf alle privacy-verzoeken doen en krijgen de ouder(s)/verzorger(s) alleen informatie over de leerling als ze daar toestemming voor geeft.

Als een wettelijk vertegenwoordiger van iemand van 18 jaar of ouder, nemen zij alle beslissingen voor diegene, mogen ze alle informatie over diegene hebben en kunnen ze namens diegene ook privacy-verzoeken doen. Ze moeten wel kunnen aantonen dat ze de wettelijk vertegenwoordiger zijn.

Klacht over de gegevensverwerking
Op basis van de AVG hebben ouders/leerlingen het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (hierna: AP) over de wijze waarop de persoonsgegevens van de leerling worden verwerkt. Zij kunnen hiervoor contact opnemen met de AP. Meer informatie over het uitoefenen van het klachtrecht kunt u vinden op de website van de AP via deze link.

Functionaris Gegevensbescherming
Het SVW heeft een (externe) Functionaris Gegevensbescherming (FG) aangewezen om te controleren of het gebruik van de gegevens van de leerlingen in het TOP Dossier voldoet aan de AVG. Onze FG is Elke van Essen. Zij is te bereiken op onderstaande gegevens:
 
Coöperatie KIEN u.a.en leden
Mobiel: 06-18352147 | Email: evanessen@kienict.nl
Laan der Verenigde Naties 325 | 3318 LA | Dordrecht
www.kienict.nl